Case Study: Interim Management im Einkauf bei einem Automobilzulieferer

Transformation einer Einkaufsabteilung unter hohem Druck

Um den strategischen Einkauf eines Automobilzulieferers unter enormem Zeit- und Kostendruck kurzfristig zu stabilisieren und langfristig neu aufzustellen, wurde über Kloepfel Consulting ein erfahrener Interim Manager eingesetzt. Die Aufgabenstellung war klar: Das vorhandene Team brauchte fachliche Unterstützung, Orientierung und operative Entlastung. Gemeinsam mit einem ebenfalls von Kloepfel eingesetzten Interim-Einkaufsleiter übernahm der Manager eine Schlüsselrolle bei der Weiterentwicklung der Einkaufsabteilung.

Schnelle Besetzung einer komplexen Position

Die Position des Interim Managers war als sogenannte „Spielertrainer“-Rolle konzipiert. Das bedeutet: Der Manager sollte nicht nur analysieren und beraten, sondern aktiv mitarbeiten, anleiten und direkt operativ unterstützen. Diese Kombination aus strategischer Begleitung und praxisorientierter Umsetzung verlangte ein hohes Maß an Erfahrung, Flexibilität und sozialer Kompetenz. Die Besetzung erfolgte bemerkenswert schnell – innerhalb von rund vier bis fünf Wochen konnte der passende Kandidat gefunden und einsatzbereit gemacht werden. Angesichts der Komplexität des Projekts war das eine sehr kurze Vorlaufzeit, die für das eingespielte Netzwerk von Kloepfel Consulting spricht​.

Warum Interim Management notwendig wurde

Der Einsatz eines Interim Managers war notwendig geworden, weil das Einkaufsteam stark unter Druck stand und strukturelle Defizite aufwies. Von den sechs strategischen Einkäufern im Team waren drei selbst Interimskräfte. Die verbliebenden internen Mitarbeiter waren fachlich teilweise noch nicht auf dem notwendigen Stand – es fehlte an methodischem Know-how, etwa bei der Vorbereitung von Verhandlungen, der Analyse von Einkaufsdaten oder der strukturierten Bearbeitung von Warengruppen. Die hohe Arbeitslast, insbesondere durch operative Aufgaben, ließ zudem kaum Raum für strategisches Arbeiten. Gleichzeitig übte die Konzernzentrale starken Druck in Bezug auf Kosteneinsparungen und Effizienz aus. Vor diesem Hintergrund wurde ein Interim Manager gesucht, der fachlich unterstützt, Prozesse strukturiert und Vertrauen im Team aufbauen kann​.

Umfassende Aufgaben – operative Entlastung und strategischer Umbau

Der Interim Manager übernahm eine Vielzahl von Aufgaben. Ein zentraler Punkt war die Analyse bestehender Prozesse, Daten und Strukturen. Es galt, Transparenz zu schaffen, Abläufe zu hinterfragen und neue Standards zu etablieren. Parallel dazu unterstützte der Manager das Tagesgeschäft – etwa bei Ausschreibungen, dem Sichten von Zeichnungen oder der Erstellung von Dokumentationen. Dabei ging es nicht nur darum, Aufgaben zu übernehmen, sondern vor allem darum, das Team anzuleiten und zu befähigen – also klassische „Training on the Job“-Arbeit zu leisten.

Ein bedeutender Meilenstein war die Entwicklung einer Warengruppenstrategie. In Workshops mit den Einkäufern wurden Ziele erarbeitet, Einsparpotenziale identifiziert und realistische Umsetzungspläne entwickelt. Dabei wurde stets darauf geachtet, das Team einzubinden und nicht zu überfordern, gleichzeitig aber immer die Konzernvorgaben im Auge zu behalten. Ein weiteres zentrales Thema war die Optimierung der technischen Zusammenarbeit mit den Produktionsstandorten. So wurde beispielsweise eine technische Voranalyse für Aluminiumdruckgussteile durchgeführt, um Produktionspotenziale der Werke zu identifizieren und Entscheidungen fundierter treffen zu können. Letztlich sollten über 80 Bauteile durch ein Insourcingprojekt auf die globalen Fertigungsstandorte verteilt werden, um die Werksauslastung zu steigern.

Zusätzlich wurde auf Initiative des Interim Teams eine neue Stelle geschaffen: ein sogenannter Kostenkalkulator. Diese Position existierte zuvor nicht, ist aber im Automobilbereich gängige Praxis. Der neue Kollege übernahm die kalkulatorische Analyse von Bauteilen und erzielte durch seine Arbeit allein über 1,2 Millionen Euro Einsparungen pro Jahr – ein messbarer Erfolg mit unmittelbarem Einfluss auf das Einkaufsergebnis​.

Herausforderungen – hoher Druck, geringes Vertrauen und ineffiziente Strukturen

Die Herausforderungen waren vielfältig: Neben dem bereits erwähnten hohen Kostendruck herrschte ein enormer operativer Aufwand im Einkauf, der kaum Luft für strategische Arbeit ließ. Gleichzeitig bestand anfangs eine gewisse Skepsis gegenüber dem externen Manager – ein typisches Phänomen, wenn externe Fachleute ins Unternehmen kommen. Vertrauen musste erst aufgebaut werden. Auch die interne Struktur war nicht optimal: Die Aufbauorganisation der Abteilung war über Jahre gewachsen, aber nicht mehr zeitgemäß. Der gemeinsam mit dem Interim-Einkaufsleiter vorgenommene Umbau des Organigramms war deshalb ein entscheidender Schritt hin zu mehr Effizienz und Klarheit​.

Ergebnisse – messbare Einsparungen und gestärktes Team

Auch wenn keine direkten Einsparziele vorgegeben waren, konnten durch die gezielten Maßnahmen beachtliche Resultate erzielt werden. Neben den Einsparungen durch den neuen Kostenkalkulator und einem verbesserten Reporting wurde vor allem die Basis für einen langfristig erfolgreichen Einkauf geschaffen. Die Reorganisation der Abteilung, das neue Rollenverständnis der Einkäufer, die gestärkten Fähigkeiten im Team und das verbesserte Zusammenspiel mit der Holding machten den Einkauf robuster und zukunftsfähiger.

Ein weiteres Zeichen des Erfolgs: Der eingesetzte Einkaufsleiter wurde nicht nur intern sehr geschätzt, sondern von der Personalabteilung sogar gefragt, ob er dauerhaft bleiben wolle. Er lehnte jedoch ab, da er weiterhin als Interim Manager tätig sein möchte. Das zeigt das große Vertrauen, das sich das Interimsteam erarbeitet hat – sowohl bei der Belegschaft als auch auf Geschäftsführungsebene​.

Mitarbeiterreaktionen – Vertrauen, Motivation und Stabilität

Trotz anfänglicher Zurückhaltung entwickelte sich ein positives Verhältnis zwischen dem Interim Manager und dem bestehenden Team. Die Mitarbeiter erkannten schnell, dass sie von der Unterstützung profitieren konnten – sowohl fachlich als auch persönlich. Der enge Austausch, die gemeinsame Arbeit an Zielen und die praktische Hilfe im Alltag führten zu einem echten Vertrauensverhältnis. Das Team gewann an Sicherheit und Motivation. Durch die neue Struktur und die klareren Prozesse kehrte Stabilität in den Einkauf zurück. Das war ein wichtiger Faktor, um dem kontinuierlichen Druck von außen standhalten zu können​.

Zusammenarbeit und Integration – schnell, offen, partnerschaftlich

Der Interim Manager konnte sich sehr schnell in die Abteilung integrieren. Seine Rolle als „Spielertrainer“ – also als aktiver Mitgestalter und gleichzeitig Coach – ermöglichte eine enge Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Besonders wichtig war dabei der partnerschaftliche Umgang mit den Mitarbeitenden. Prozesse wurden nicht „von oben“ vorgegeben, sondern gemeinsam erarbeitet und etabliert. Das stärkte die Akzeptanz im Team und führte dazu, dass sich die Mitarbeitenden auch mit den Veränderungen identifizieren konnten​.

Fazit: Ein Interim Projekt mit nachhaltigem Mehrwert

Der Einsatz des Interim Managers bei dem Automobilzulieferer hat sich aus mehreren Gründen als überaus sinnvoll erwiesen. Das Unternehmen konnte kurzfristig Kompetenz ins Haus holen, um operative Engpässe zu überbrücken. Gleichzeitig wurden strategische Prozesse angestoßen, die langfristig Wirkung zeigen. Die Kombination aus operativer Unterstützung, Coaching und struktureller Neuausrichtung führte zu messbaren Einsparungen und einer deutlichen Professionalisierung der Einkaufsabteilung.

Durch die enge Einbindung, das Vertrauen im Team und die praxisnahe Herangehensweise wurde ein echter Kulturwandel eingeleitet – ohne dabei auf langwierige Veränderungsprozesse angewiesen zu sein. Der Fall zeigt eindrucksvoll, wie wirkungsvoll Interim Management sein kann – vorausgesetzt, es wird professionell umgesetzt und in die Organisation eingebettet.

Kontakt:
Kloepfel Group
Damir Berberovic
Tel.: 0211 941 984 33 | Mail: rendite@kloepfel-consulting.com