So starten Sie die Transformation
Ein Gespräch mit Frank Wischnewski, Head of Transformation Kloepfel Group, über Bremsen, Chancen und Tipps für erste Schritte.
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Frank, warum ist es höchste Zeit, den Einkauf zu transformieren?
Frank Wischnewski: Die letzten Jahre haben ziemlich deutlich gezeigt, wie anfällig globale Lieferketten sein können. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Effizienz, Resilienz und Nachhaltigkeit. Wer den Einkauf immer noch nur operativ sieht, lässt enormes Potenzial liegen. Viele Einkaufsabteilungen arbeiten mit überholten Prozessen. Das kostet Zeit, Geld aber auch Nerven. Jetzt ist genau der richtige Zeitpunkt, den Einkauf strategisch aufzustellen, neueste Technologien zu nutzen und Prozesse zu automatisieren.
Was bringt die Transformation den Einkäuferinnen und Einkäufern ganz konkret?
Frank Wischnewski: Weniger Stress, bessere Ergebnisse und mehr Anerkennung. Wenn sich wiederholende Aufgaben automatisiert werden und Entscheidungen datenbasiert getroffen werden, entsteht Freiraum für wirklich wichtige Themen. Im Schnitt sind nachhaltige Einsparungen von über sieben Prozent drin. Und: Der Einkauf rückt stärker in das strategische Zentrum. Er gewinnt mehr Sichtbarkeit, Anerkennung und Einfluss im Unternehmen.
Wo hakt es deiner Meinung nach am meisten, wenn es um Transformation geht?
Frank Wischnewski: Die größte Bremse ist der Fachkräftemangel. Vielen Unternehmen ist bewusst, dass sie mit der Zeit gehen müssen, sonst gehen sie mit der Zeit. Doch auch hier bieten wir Lösungen. So lagern Kunden ihre operativen Einkaufsprozesse und damit oft nicht wertschöpfende Einkaufstätigkeiten an unsere Schwestergesellschaft Kloepfel Services aus, um ihren Einkäufern Freiräume für die digitale Transformation zu verschaffen.
Das operative Tagesgeschäft ist eine ebenso große Hürde. Man kennt das Bild vom Förster, der mit einer stumpfen Säge arbeitet. Auf die Frage, warum er die Säge nicht schärft, sagt er: „Dafür habe ich keine Zeit – ich muss sagen.“ Genauso ist es im Einkauf. Die operative Dringlichkeit schlägt oft die strategische Wichtigkeit. Viele Teams sind im Tagesgeschäft gefangen. Dazu kommen interne Blockaden, fehlende Daten, gewachsene Strukturen oder Unsicherheit gegenüber neuen Technologien. Deshalb setzen wir auf klare Strukturen, pragmatische Ansätze und auf eine Kultur des Machens.
Wie kann man diese Bremsen lösen?
Frank Wischnewski: Der beste Einstieg ist eine Reifegradanalyse. Sie zeigt ganz objektiv auf: Wo steht der Einkauf heute? Und wo gibt es Handlungsbedarf? Danach kann man gezielt Prioritäten setzen, statt blind drauflos zu digitalisieren. Wer seinen Standort kennt, kann auch klar in Richtung Zukunft steuern.
Es braucht zudem ehrliche Kommunikation, Beteiligung und Formate, die Menschen wirklich abholen. Das kann ein Workshop oder auch ein gemeinsames Wochenende am Meer sein, bei dem man sich mal außerhalb des Tagesgeschäfts austauscht. Entscheidend ist: Alle müssen verstehen, warum die Veränderung wichtig ist und dass sie Freude machen kann.
Was ist das Besondere an eurer Reifegradanalyse?
Frank Wischnewski: Wir schauen uns sechs zentrale Säulen an – von Organisation über Prozesse bis hin zu Technologie und Mindset. Dazu kombinieren wir Online-Fragebögen, Interviews und Benchmarks. Am Ende steht eine konkrete Roadmap. Welche Maßnahmen bringen den größten Hebel? Und wie kann man sie auch mit begrenzten Ressourcen umsetzen? Das dauert im Schnitt vier bis sechs Wochen.
Und dann kommt der Workshop?
Frank Wischnewski: Genau. Auf Basis der Analyse starten wir oft mit einem Workshop. Da zählen die Ideen und die Erfahrungen der Einkäufer und der angrenzenden Abteilungen: Was ist unsere Vision für den Einkauf? Welche Rollen brauchen wir künftig? Welche Kompetenzen fehlen uns noch? Welche Idee haben wir? Das Ganze machen wir nicht mit PowerPoint-Vorträgen, sondern mit Post-its, Diskussionen und manchmal auch einem Grillabend zur Einstimmung. Es soll Spaß machen – aber eben auch Ergebnisse bringen.
Du hast mal gesagt: „70 Prozent der Transformation lassen sich nur crossfunktional lösen.“ Was meinst du damit?
Frank Wischnewski: Nehmen wir ein Beispiel: Ein Einkäufer entdeckt einen innovativen, günstigen Motor – sagen wir, für höhenverstellbare Tische. Aber er kann das nicht allein entscheiden. Er braucht die Entwicklung, die Produktion, vielleicht sogar den Vertrieb, um gemeinsam entscheiden zu können. Transformation funktioniert nur, wenn alle relevanten Bereiche an einem Tisch sitzen.
Was sind Deine fünf Tipps, um typische Transformationsbremsen zu lösen?
Frank Wischnewski:
- Reifegradanalyse machen – ohne Standortbestimmung geht es nicht.
- Operative, nicht wertschöpfend Einkaufstätigkeiten digitalisieren und/oder auslagern an Kloepfel Services .
- Als abteilungsübergreifendes Team offen für neue Technologien und Chancen sein.
- Klare, messbare Ziele setzen – und regelmäßig sichtbar machen, was erreicht wurde.
- Technologien schrittweise einführen und die Menschen nicht überfordern, sondern mit Erfolgen überzeugen.
Interesse an einer Reifegradanalyse oder einem Workshop zur Einkaufs-Transformation?
Dann melden Sie sich direkt bei Frank Wischnewski:
f.wischnewski@kloepfel-consulting.com | +49 152 227 227 05
Ablauf einer Reifegradanalyse
Die Reifegradanalyse dauert in der Regel vier bis sechs Wochen. Diese Phase umfasst:
Diese Phase umfasst:
- Datenerhebung und Interviews mit relevanten Stakeholdern
- Bewertung des aktuellen Reifegrads in Bereichen wie Organisation, Digitalisierung, Rollen und Prozesse
- Benchmarking mit Best Practices aus der Branche
- Ableitung eines Zielbilds (SOLL-Zustand) für den Einkauf
- Vorbereitung der nächsten Schritte, z. B. konkrete Maßnahmen, Workshops und Umsetzungskonzepte
Typischer Ablauf mit schnellen Ergebnissen (ca. 3-4 Wochen):
- Phase 1: Vorbereitung, Abstimmung und erste Workshops mit dem Einkaufsteam
- Phase 2: Auswertung von Reifegradmodellen, Analyse der Ergebnisse, Identifikation von Lücken
- Phase 3: Präsentation der Ergebnisse, Diskussion des Zielbilds, Definition von Handlungsfeldern und Start der Umsetzungsplanung
Dann melden Sie sich direkt bei Frank Wischnewski:
f.wischnewski@kloepfel-consulting.com | +49 152 227 227 05
Kontakt:
Kloepfel Group
Damir Berberovic
Tel.: 0211 941 984 33 | Mail: rendite@kloepfel-consulting.com