Auch alte Besen kehren gut
Im folgenden Interview berichtet Stefan Reiterer, Senior Consultant bei Kloepfel Consulting, über ein erfolgreiches Projekt im Bereich Facility Management. Er zeigt auf, dass dadurch für den Kunden die Kosten erheblich reduziert werden konnten. Wie spannend und lohenswert es sein kann , sich genauer mit dem Facility Management zu befassen, wird hierbei besonders deutlich.
Welche Themen habt Ihr im Rahmen des Projektes Facility Management bearbeitet?
Wie seid Ihr vorgegangen, um die Bereiche zu identifizieren und Einsparpotenziale aufzudecken?
Zunächst haben wir die Datenlage in diesen Bereichen transparent gemacht. Dann haben wir die Jahresvolumen der letzten Jahre geprüft und den Aufwand sowie die möglichen Einsparungen bei den einzelnen Lieferanten abgewogen. Diese Preise und Konditionen haben wir mit zahlreichen bereits durchgeführten Projekten verglichen, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wo Einsparungen durch Direktverhandlungen und Ausschreibungen möglich sind.
Man könnte also sagen, Ihr habt einen Benchmark-Check gemacht, um zu sehen, was andere für diese Dienstleistungen zahlen?
Ja, genau. Durch unsere Erfahrung aus den letzten Projekten mit ähnlichen Lieferanten konnten wir schnell erkennen, ob die Preise der Bestandslieferanten des Kunden möglicherweise zu hoch waren.
Welche konkreten Maßnahmen habt Ihr ergriffen, um die Kosten in den genannten Bereichen zu senken?
Bei den Lieferanten mit geringeren Bestellvolumen und den nicht so einfach vergleichbaren Produkten bzw. Dienstleistungen haben wir uns für Direktverhandlungen entschieden. Das waren die Bereiche Instandhaltung der Böden, Wasseranlagen, Heizung und Lüftung.
Für die Mietteppiche, die Fußmatten am Eingang, welche vom selben Dienstleister gereinigt und ausgetauscht werden, haben wir eine Ausschreibung durchgeführt. Um sicherzustellen, dass wir valide Angebote haben, wurden Muster von den attraktivsten Mitbewerbern angefordert. Hierbei war die Einkäuferin für das Facility Management eingebunden. Nach Rücksprache mit dem strategischen Einkauf konnten wir dem Bestandslieferanten im persönlichen Gespräch den Vergleich zum Markt aufzeigen. Er legte rasch ein neues Angebot mit einer Preisreduktion von 40% vor. Letztlich erzielten wir eine Preisreduktion von über 50%.
Beim selben Anbieter haben wir später auch die Luftreinigung und Beduftung der Nassräume verhandelt, um von zwei Lieferanten auf einen zu reduzieren.
Da der Vertrag sehr alt war, musste ohnehin ein neuer Vertrag abgeschlossen werden. Wir haben dem Vertriebsmanager die Preise der Mitbewerber vorgelegt, der den langjährigen Kunden nicht verlieren wollte und er hat eingelenkt.
Wie erfolgreich wart Ihr?
Wir konnten die Kosten für Mietteppiche und Duftsysteme für Nassräume von 30.200 Euro auf 15.900 Euro reduzieren. Außerdem haben wir die Anzahl der Lieferanten verringert und sind beim Bestandslieferanten für Mietteppiche geblieben, der nun zusätzlich die Duftsysteme für die Nassräume liefert.
Aus welchen Gründen waren die Verhandlungen mit dem Bestandslieferanten für Teppiche und Luftreinigung so erfolgreich?
Der Bestandslieferant hat über Jahre gut verdient und war motiviert, den Vertrag zu erneuern. Gerade im Bereich Facility Management gibt es viele Außendienstmitarbeiter, die prämienbezogen arbeiten. Entgegen der üblichen Meinung sind alte Verträge nicht zwingend günstiger. Mit validen Angeboten von Mitbewerbern in der Hand kann man offen und ehrlich verhandeln.
Wie hat der Kunde langfristig von diesem Projekt profitiert?
Wir haben die Kündigungsfristen verkürzt und die automatische Verlängerung geändert. Die Teppiche wurden standardisiert und die Verrechnung auf eine monatliche Pauschale umgestellt. Zudem gibt es jetzt eine bessere Datenlage, um die Ausgaben in diesen Bereichen besser zu überblicken.
Wie lief die Zusammenarbeit mit dem Kunden?
Der Aufbau von Vertrauen mit den wichtigen Ansprechpartnern und eine gute zwischenmenschliche Basis waren entscheidend. Professionelles Auftreten und Transparenz stehen dabei an erster Stelle. Die Erfahrung aus anderen Projekten bereits in den ersten Gesprächen einzubringen, war ein guter Start.
Sie sehen in ihrer Firma Verbesserungsmöglichkeiten im Facility Management? Nehmen Sie mit uns Kontakt auf und profitieren von der langjährigen Erfahrung von Kloepfel Consulting.
Kontakt:
Kloepfel Group
Damir Berberovic
Tel.: 0211 941 984 33 | Mail: rendite@kloepfel-consulting.com