Warum Ärger, Frust oder Nervosität oft das Ergebnis gefährden – und wie Profis einen kühlen Kopf bewahren
Ein Interview mit Dr. Marvin Müller, Head of Negotiations bei Kloepfel Consulting.
Emotionen am Verhandlungstisch
Wie gehst du mit starken Emotionen wie Ärger, Frust oder Nervosität bei dir selbst oder deinem Gegenüber um? Gibt es Techniken, um Spannungen zu entschärfen?
Emotionen sind ein zentrales Thema in Verhandlungen im Einkauf. Um Nervosität, Frust oder Wut zu vermeiden, helfen eine detaillierte Vorbereitung und das Festlegen klarer Schmerzgrenzen. Grundsätzlich gilt, dass emotionale Reaktionen wie Wut oder Trotz oft zu irrationalen Entscheidungen zum Nachteil beider Seiten führen. Um Spannungen zu entschärfen, empfehle ich bewusst eine Pause einzulegen. Es kann schon sehr helfen, wenn man die Verhandlung für 15 Minuten unterbricht. Manchmal genügt es schon, die angespannte Stimmung offen anzusprechen, um den Druck aus dem Raum zu nehmen.
Vertrauen aufbauen
Wie baut man Vertrauen bei harten Preisverhandlungen auf? Gibt es konkrete Vorgehensweisen, um eine Beziehungsebene herzustellen?
Das zentrale Stichwort ist für mich Transparenz. Gerade bei harten Preisverhandlungen geht man oft davon aus, dass die Gegenseite einem nicht die volle Wahrheit sagt oder etwas verschleiert. Deshalb ist es mir besonders wichtig, so viele Informationen wie möglich offen zu legen. Nur wenn mein Gegenüber versteht, warum ich eine bestimmte Forderung stelle, kann diese Aussage überhaupt wirken. Es geht darum, Glaubwürdigkeit herzustellen. Und das gelingt nur, wenn ich nachvollziehbar und offen darlege, wie unsere Position zustande kommt. So entsteht auch in einer harten Verhandlung Vertrauen.
Sympathie oder Strategie?
Wie gelingt dir die Balance zwischen sympathischem Auftreten und harter Linie?
Ich setze auf eine Kombination aus klarer Sachlichkeit und freundlichem Auftreten. Dabei präsentiere ich unsere Position sehr klar und rational, um ein gutes Ergebnis zu erzielen. Gleichzeitig sorge ich dafür, dass sich die andere Seite wohlfühlt. Ein lockerer Einstieg mit Smalltalk und ein freundlicher Empfang mit Kaffee oder Wasser helfen, eine entspannte Atmosphäre zu schaffen.
Außerdem sitzt der Entscheidungsträger auf unserer Seite bewusst nicht mit am Tisch. Dadurch können wir offen und klar kommunizieren: „Wir geben nur die Fakten weiter.“ So können wir viele Situationen entschärfen. Grundsätzlich begegnen wir der Gegenseite mit Respekt und Wertschätzung, inhaltlich bleiben wir dabei konsequent auf Kurs. Diese Kombination hat sich in der Praxis sehr bewährt.
Nonverbale Kommunikation
Wie stark achtest du auf Körpersprache, Tonfall und Mimik deines Gegenübers?
Ich achte sehr genau darauf, aber ich gewichte es nicht zu stark. Denn in professionellen Verhandlungen wissen beide Seiten genau, wie man gezielt Signale sendet, die irritieren oder bewusst fehlinterpretiert werden sollen. Ich kann zum Beispiel auch mal bewusst nervös oder wütend wirken, nur um mein Gegenüber aus dem Konzept zu bringen. Eine intensive Vorbereitung hilft uns, nonverbale Signale nicht überzubewerten und konsequent bei unserem Skript zu bleiben. Natürlich kann man im Nachgang noch mal reflektieren, ob ein bestimmtes Verhalten Taktik war oder nicht – aber während der Verhandlung spielt das für mich keine entscheidende Rolle.
Niederlagen & Lerneffekte
Was war deine persönlich härteste Verhandlung – menschlich betrachtet? Was hast du daraus über dich selbst gelernt?
Das war eine Vergabe im hohen dreistelligen Millionenbereich. Ein Lieferant verlor und musste danach ein Werk in Mexiko mit mehreren Hundert Mitarbeitenden schließen. Normalerweise blende ich solche Konsequenzen aus, aber dieser Fall hat mich lange beschäftigt. Ich habe gemerkt: Trotz aller Routine bin ich nicht abgestumpft und das ist auch gut so.
Intuition vs. Verstand
Gibt es Momente, in denen du deine Intuition bewusst über die Zahlen stellst?
In Verhandlungen geht Verstand grundsätzlich vor Intuition. Das Bauchgefühl kann trügen – besonders, weil die Gegenseite oft gezielt falsche Signale sendet. Aber es gibt Ausnahmen. Wenn ich in der Verhandlung bspw. merke, dass ein Nachlass zu leicht durchgeht, werde ich hellhörig. Dann kann es sein, dass mehr möglich ist als ursprünglich geplant. In solchen Fällen nehme ich das mit, analysiere es und gehe eventuell in eine weitere Runde, um noch mehr herauszuholen.
Das gilt ausschließlich nach oben, wenn es darum geht, zusätzliche Spielräume zu erkennen – niemals bei der Schmerzgrenze. Wenn wir sagen „bis hierhin und nicht weiter“, dann bleibt es auch unter Druck dabei.
Verhandeln als Charaktertest
Würdest du sagen, Verhandlungsführung „enthüllt den wahren Charakter“?
Nein, das glaube ich nicht. Natürlich erkennt man, ob jemand Emotionen und Sachlichkeit trennen kann oder in der Verhandlung schnell wütend wird. Aber am Ende spielen wir alle unsere Rollen. Verhandeln ist oft auch ein Stück weit Schauspiel. Ich habe nach harten Verhandlungen schon gedacht: Mit dem würde ich jetzt gerne ein Bier trinken und über die Strategien reden. Aber das zeige ich natürlich nicht am Tisch, um das Ergebnis nicht zu gefährden.
Wer wird in Sachen Verhandlungen besser geschult: Einkauf oder Vertrieb?
Ganz klar: Der Vertrieb ist dem Einkauf oft überlegen. Vertriebler werden viel gezielter auf Verhandlungen vorbereitet – ihr Job ist oft klar umrissen: sympathisch auftreten, Aufträge abschließen, Umsatz mit maximaler Marge generieren. Die ganze Struktur und Schulung sind darauf ausgerichtet.
Beim Einkauf ist das anders, da der Job deutlich komplexer ist. Neben der Verhandlung geht es auch um Vertragsrecht, Lieferfähigkeit, operative Beschaffung, Reklamationen und vieles mehr. Einkäufer müssen Generalisten sein und gerade deshalb wird das gezielte Verhandlungstraining oft vernachlässigt. Das ist ein großer Wettbewerbsnachteil, denn so gehen hohe Savings meist im sechs- bis siebenstelligen Bereich verloren.
Erfahren Sie mehr über KLOEPFEL Negotiations!
Der größte Einkäufer-Gehaltsreport der DACH-Region ist gestartet
Haben Sie schon bei der diesjährigen Umfrage zum Kloepfel Gehaltsreport mitgemacht?
Nutzen Sie die Ergebnisse des Gehaltsreports, um mehr aus Ihrer Karriere zu machen – sich besser zu positionieren, erfolgreicher in Gespräche zu gehen und Ihre Ziele klarer zu erreichen. Mehr mit Kloepfel – für mehr Klarheit, mehr Vergleichbarkeit und mehr Erfolg. Unser exklusiver Partner ist procure.ch aus der Schweiz. Unser Medienpartner in Deutschland ist Beschaffung aktuell.
JETZT TEILNEHMEN: Gehaltsreport 2026
Kontakt:
Kloepfel Group
Damir Berberovic
Tel.: 0211 941 984 33 | Mail: rendite@kloepfel-consulting.com