Einkäufer und Supply Chain Manager verhandeln jeden Tag über Preise, Konditionen und Leistungen – nur selten in eigener Sache. Dabei gelten für die eigene Karriere dieselben Regeln wie für eine Lieferantenverhandlung. Wer seine Ausgangslage kennt, seinen Wertbeitrag belegen kann und Alternativen vorbereitet hat, verhandelt besser. Diese elf Tipps zeigen, worauf es ankommt.
1. Machen Sie Ihren Mehrwert mit Kennzahlen sichtbar
Gute Leistung allein reicht selten. Sie muss sichtbar, messbar und nachvollziehbar sein. Geeignete Kennzahlen im Einkauf und Supply Chain Management sind zum Beispiel:
- realisierte Einsparungen (getrennt nach Cost Reduction und Cost Avoidance)
- verbesserte Zahlungsziele und deren Wirkung auf das Working Capital
- Liefertermintreue und vermiedene Lieferausfälle
- Bestands- und Reichweitenentwicklung
- Reklamations- und Ausschussquote
- Anzahl qualifizierter Alternativlieferanten und Single-Source-Risiken
- Durchlauf- und Beschaffungszeiten sowie Vertragsabdeckungsquote
Zwei Praxishinweise: Definieren Sie vorab eine saubere Baseline, damit Einsparungen nicht als Marktpreiseffekt abgetan werden können. Und lassen Sie Ihre Zahlen möglichst vom Controlling bestätigen. Validierte Werte sind in der Verhandlung deutlich belastbarer als eigene Schätzungen.
2. Nutzen Sie Ihren Wissensschatz als Karriereargument
Mehr Jahre im Einkauf und Supply Chain Management führen nicht automatisch zu einer besseren Position oder einem höheren Gehalt. Entscheidend ist, welchen konkreten Wert Ihr Erfahrungswissen für das Unternehmen hat.
Machen Sie sichtbar, was Sie über Lieferanten, Warengruppen, Spezifikationen, interne Prozesse, Risiken und Schnittstellen wissen. Dokumentieren Sie nicht nur Ihre Berufsjahre, sondern Ihre Entwicklung. Welche größeren Aufgaben haben Sie übernommen? Welche Verbesserungen haben Sie erreicht? Welche zusätzlichen Fähigkeiten bringen Sie heute ein?
Langjährige Zugehörigkeit wird dann zum Argument, wenn Ihr Wissen messbar zum Unternehmenserfolg beiträgt – etwa als Verhandlungsvorteil gegenüber langjährigen Lieferanten oder als Risikomanager bei Versorgungsengpässen. Prüfen Sie zugleich ehrlich, ob Ihre Loyalität tatsächlich mit Entwicklungsmöglichkeiten und einer angemessenen Vergütung honoriert wird.
3. Kennen Sie die strukturellen Gehaltshebel
Ein erheblicher Teil des Gehalts entsteht nicht durch persönliche Leistung, sondern durch Rahmenbedingungen. Der jährliche Kloepfel by EPSA Gehaltsreport zeigt, welche Faktoren besonders stark wirken:
- Position und Hierarchieebene – der selbstredend mit Abstand größte Einzelhebel
- Unternehmensgröße und Mitarbeiterzahl: In größeren Organisationen sind höhere Gehälter üblich
- Führungsverantwortung und Größe des verantworteten Einkaufsvolumens
- Standort und Bundesland – regionale Unterschiede sind deutlich spürbar
- Branche: Zwischen Industrie, Handel, Dienstleistungen und öffentlichem Sektor sind die Gehaltsunterschiede oft überschaubar. Innerhalb der Branchen können sie jedoch deutlich ausfallen.
Der wichtigste Schluss daraus: Ihre aktuelle Situation ist ein Mix aus diesen Faktoren. Wer sich verändern will, kann entweder den Mix verändern – etwa durch einen Wechsel in eine andere Rolle, ein größeres Unternehmen oder eine andere Region – oder einzelne Parameter gezielt bearbeiten. Beides beginnt mit einer nüchternen Bestandsaufnahme.
4. Übernehmen Sie Verantwortung – aber mit klarem Mandat
Wer bereit ist, Verantwortung zu übernehmen, kann seine berufliche Entwicklung und sein Gehalt stärker beeinflussen: durch größere Einkaufsvolumina, strategische Warengruppen, Lieferantenentwicklungs- oder Digitalisierungsprojekte, Krisenmanagement in der Lieferkette oder die Führung eines Teams.
Mehr Verantwortung darf jedoch nicht nur zusätzliche Arbeit bedeuten. Klären Sie vorher, welche Entscheidungsbefugnisse, welches Budget und welche Ziele damit verbunden sind und wann die Rolle formal in Position und Vergütung abgebildet wird. Halten Sie diese Zusage schriftlich fest. Sonst wächst die Aufgabe, während Titel und Gehalt unverändert bleiben.
5. Bringen Sie eigene Ideen ein
Warten Sie nicht auf Arbeitsaufträge. Entwickeln Sie Vorschläge, die den Einkauf oder die Lieferkette messbar verbessern. Neue Ausschreibungs- und Bündelungskonzepte, alternative Lieferquellen, Nearshoring-Optionen, schlankere Freigabeprozesse, digitale Lösungen, Kennzahlensysteme oder Ansätze zur Reduzierung von Lieferkettenrisiken. Das Kloepfel Magazin ist hierzu voll mit Tipps.
Wichtig ist die Rechnung dahinter. Wer einen Vorschlag mit Aufwand, Nutzen sowie Amortisationszeit unterlegt, hebt sich deutlich von reiner Sachbearbeitung ab und liefert gleichzeitig das Material für das nächste Gehaltsgespräch.
6. Investieren Sie gezielt in Weiterbildung
Aus- und Fortbildung sind die Basis für den Einstieg und die weitere Karriere. Wählen Sie Qualifizierungen aber nicht nach Zertifikat oder Titel aus, sondern danach, ob Sie damit zusätzliche Verantwortung übernehmen oder konkrete Ergebnisse erzielen können.
Besonders gefragt sind derzeit Kompetenzen in Verhandlungsführung, Einkaufscontrolling, Datenanalyse, Vertragsrecht, Führung, Nachhaltigkeit und Lieferkettenregulierung sowie im Umgang mit digitalen und KI-gestützten Werkzeugen im Einkauf.
Verhandeln Sie Weiterbildung außerdem als eigenständigen Bestandteil des Pakets. Budget, Arbeitszeit für die Qualifizierung und eine faire Rückzahlungsklausel sind verhandelbar – und oft leichter durchzusetzen als eine Gehaltserhöhung in gleicher Höhe.
7. Zeigen Sie nicht nur Ihre eigene, sondern auch die Teamleistung
Führungskräfte werden nicht allein an ihrer persönlichen Leistung gemessen. Zeigen Sie deshalb, welche Ziele Ihr Team erreicht hat, wie sich Mitarbeitende entwickelt haben und welche Verbesserungen gemeinsam umgesetzt wurden. Stellen Sie dar:
- welche Ausgangslage bestand,
- welche Ziele vereinbart wurden,
- welche Ergebnisse erreicht wurden,
- welche nächsten Schritte geplant sind.
Ergänzen Sie Kennzahlen zur Teamstabilität, etwa Fluktuation, Krankenstand, Nachbesetzungsdauer oder intern entwickelte Nachwuchskräfte. Damit belegen Sie Führungsstärke, Kommunikation und strategische Orientierung, statt sie nur zu behaupten.
8. Klären Sie Ihre Ausgangslage
Informieren Sie sich vor einem Karriere- oder Gehaltsgespräch genau über die internen Rahmenbedingungen:
- Wie sind Sie aktuell eingestuft, tariflich oder betrieblich?
- Wann steht die nächste Vorrückung oder Stufensteigerung an?
- Gibt es transparente Gehaltsbänder oder eine Stellenbewertung?
- Wann wurde Ihr Gehalt zuletzt angepasst? Und um wie viel real, also nach Inflation?
- In welchen Abständen und in welchem Rhythmus werden Gehälter üblicherweise verhandelt?
9. Führen Sie das Gehaltsgespräch wie eine Lieferantenverhandlung
Einkäufer und Supply Chain Manager verhandeln täglich mit Lieferanten. Genau diese Fähigkeiten sollten sie auch in eigener Sache einsetzen – in vier Schritten:
Planung: Legen Sie Zeitpunkt, Ziel und Agenda fest. Günstig sind die Wochen vor der Budget- und Personalkostenplanung, nach einem erfolgreich abgeschlossenen Projekt oder im Zusammenhang mit einer Rollenerweiterung.
Vorbereitung: Sammeln Sie Leistungsnachweise, validierte Kennzahlen, Weiterbildungen und Marktinformationen. Definieren Sie wie in jeder Verhandlung drei Werte: Ihr Zielergebnis, Ihre Schmerzgrenze und Ihre beste Alternative. Legen Sie auch fest, welche nicht-monetären Bausteine für Sie zählen.
Gespräch: Bleiben Sie in der Gesprächsführung, argumentieren Sie mit Ergebnissen statt mit persönlichen Bedürfnissen und geben Sie Ihrem Gegenüber die Möglichkeit, das Ergebnis intern gut zu vertreten. Wenn heute keine Gehaltserhöhung möglich ist, verhandeln Sie einen verbindlichen Termin und überprüfbare Kriterien.
Nachbereitung: Halten Sie Vereinbarungen schriftlich fest – Protokoll oder Gesprächsnotiz per E-Mail genügt – und verfolgen Sie die Umsetzung mit einer Wiedervorlage. Ohne Nachverfolgung verliert auch eine gute Zusage schnell an Verbindlichkeit.
10. Verhandeln Sie hart, aber ohne Bluff
Hartnäckigkeit gehört zur Verhandlung, Täuschung nicht. Übertriebene Leistungsdarstellungen oder erfundene Konkurrenzangebote sind ein hohes Risiko. Sie sind im Zweifel überprüfbar, sie beschädigen dauerhaft das Vertrauensverhältnis und wer ein angebliches Angebot ins Spiel bringt, kann sich in der Konsequenz gezwungen sehen, es auch anzunehmen.
Wirksamer sind belastbare Fakten, wie dokumentierte Ergebnisse, marktübliche Vergleichswerte, klare Forderungen und eine ruhige Gesprächsführung. Wenn Sie tatsächlich ein Alternativangebot haben, kommunizieren Sie es sachlich und ohne Drohgestus. Und stellen Sie keine Bedingung, deren Konsequenz Sie nicht wirklich tragen wollen.
11. Verhandeln Sie nicht ausschließlich über Geld
Eine Karriereverbesserung kann auch aus alternativen Leistungen bestehen. Dazu gehören beispielsweise:
- zusätzliche Urlaubstage,
- Homeoffice,
- flexible Arbeitszeiten,
- Firmenwagen,
- Jobticket,
- E-Bike,
- Internetpauschale,
- Weiterbildungsbudget,
- Fitness- oder Essenszuschüsse.
Fazit
Für die Karriere im Einkauf und Supply Chain Management zählt nicht, wie lange jemand im Beruf ist. Wichtiger sind sichtbare Ergebnisse, belastbare Kennzahlen, zusätzliche Verantwortung, relevante Weiterbildung – und die Fähigkeit, den eigenen Beitrag überzeugend darzustellen.
Wer seine Leistungen dokumentiert, die strukturellen Gehaltshebel kennt, seinen Marktwert einschätzen kann und Gespräche so professionell vorbereitet wie eine Lieferantenverhandlung, verbessert seine Chancen auf mehr Verantwortung, eine bessere Position und ein höheres Gehalt deutlich.
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Redaktion: Christian Fischer, Korrekturgelesen: ChatGPT