Komplexe IT-Strukturen skalierbar machen und signifikant sparen

Wie HPM seine IT-Infrastruktur wirtschaftlicher und zukunftssicher aufstellt

HPM ist eine familiengeführte Unternehmensgruppe mit mehr als 160 eigenständigen Handwerksbetrieben in Deutschland und Österreich. Die Gruppe begleitet Unternehmensnachfolgen als auch Generationswechsel und unterstützt die Betriebe unter anderem in den Bereichen Einkauf, IT, Finanzierung und Administration, damit sie sich stärker auf ihr operatives Geschäft konzentrieren können.

Key Facts:

• Signifikanter sechsstelliger Einsparbetrag realisiert
• 5-Jahres-Vertrag mit hoher Preis- und Planungssicherheit
• Mehr als 160 Standorte in einheitliche Infrastruktur überführt
• Servicequalität und SLA-Strukturen verbessert
• Absicherung gegen Preissteigerungen durch frühzeitige Hardware-Bindung (LOI)
• Skalierbare Infrastruktur für weiteres Wachstum und Zukäufe
• Fokus auf moderne Sicherheits- und Netzwerkarchitektur

Projektziele: Kosten senken, Qualität steigern

Ausgangspunkt war die strategische Überprüfung der bestehenden Telekommunikations- und Netzwerkverträge. Ziel waren niedrigere laufende Kosten, bessere Servicequalität, mehr Transparenz sowie eine zukunftsfähige WAN- und Festnetzlandschaft mit stärkerem Fokus auf Skalierbarkeit und Cybersecurity.

Im Zuge der Ausschreibung wurden dann mehrere Anbieter geprüft. Dabei wurde deutlich, dass regionale und spezialisierte Provider für komplexe Strukturen oft besser geeignet sind als klassische Großanbieter.

Projektergebnis: Deutliche Einsparungen und mehr Leistung

Das Ergebnis kann sich sehen lassen: ein hoher Einsparbetrag pro Jahr sowie ein Fünfjahresvertrag mit hoher Preis- und Planungssicherheit.

Die größten Hebel lagen in optimierten Carrier- und Netzwerkkosten, verbesserten Servicepauschalen und SLA-Strukturen sowie der Konsolidierung bestehender Verträge. Auch die Neuverhandlung von Hardware- und Betriebsleistungen brachte deutliche wirtschaftliche Effekte.

Durch die frühzeitige Absicherung wichtiger Hardwarekomponenten konnten über einen Letter of Intent Konditionen gesichert und Preissteigerungen reduziert werden.

Zudem wurde die Grundlage für eine moderne, skalierbare und kosteneffiziente Infrastruktur geschaffen.

Herausforderungen: Komplexität und laufender Betrieb

Mehr als 160 Standorte mit unterschiedlichen Anforderungen mussten in ein gemeinsames Zielbild integriert werden. Hinzu kamen hohe Anforderungen an Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit, heterogene IT-Landschaften sowie steigende Cybersecurity-Anforderungen. Gleichzeitig mussten Preis, Leistung und Zukunftsfähigkeit parallel bewertet werden – bei laufendem Betrieb und unter Einbindung vieler Stakeholder.

Diese Kombination aus technischer Tiefe und organisatorischer Breite machte das Projekt besonders anspruchsvoll.

Zusammenarbeit: IT und Einkauf als Einheit

Der Projekterfolg basierte auf einer engen Verzahnung von IT, Einkauf und Management. Von Beginn an wurde eine klare Governance-Struktur etabliert.

Unterschiedliche Workstreams – etwa für WAN, Festnetz, Security, Vertragsmanagement und Projektsteuerung – sorgten für klare Verantwortlichkeiten. Auf Entscheiderebene begleiteten CIO und CPO das Projekt aktiv, wodurch technische Anforderungen und wirtschaftliche Ziele jederzeit synchronisiert werden konnten.

Zentrale Kollaborationsplattformen stellten Transparenz, Geschwindigkeit und eine saubere Dokumentation sicher.

Verträge und Verhandlungen: Der entscheidende Hebel

Verträge und Verhandlungen waren ein zentraler Erfolgsfaktor des Projekts. Insgesamt wurden fünf Anbieter in einen strukturierten Auswahlprozess eingebunden, aus dem eine belastbare Top-3-Verhandlungssituation entstand.

Im Fokus standen Service Level Agreements, Preissicherheit, Vertragslaufzeiten, Exit-Regelungen sowie Fragen der Hardwarebereitstellung und Skalierbarkeit. Auch Lizenz- und Betriebsmodelle wurden intensiv verhandelt.

Strukturierte Klärungsrunden halfen dabei, technische und kaufmännische Details sauber zu finalisieren und Risiken frühzeitig zu minimieren.

Fazit: Zukunftsfähige IT-Infrastruktur mit passenderem Partner

Das Projekt ist ein klarer Erfolg. HPM verfügt heute über eine leistungsfähige und skalierbare Lösung, die besser zur dezentralen Unternehmensstruktur passt als klassische Großanbieter. Besonders hervorzuheben sind die höhere Servicequalität, moderne Sicherheitsstandards sowie die größere Flexibilität für weiteres Wachstum.

Learnings für andere Unternehmen

1. Nicht nur Großanbieter betrachten.
   Spezialisierte Provider bieten oft mehr Flexibilität und besseren Service.
2. Gute Vorbereitung entscheidet.
   Eine strukturierte Analyse ist die Basis jeder erfolgreichen Ausschreibung.
3. IT und Einkauf gemeinsam denken.
   Technische und wirtschaftliche Ziele müssen eng verzahnt werden.
4. Nicht nur auf den Preis achten.
   Servicequalität, Skalierbarkeit und Sicherheit sind langfristig entscheidend.
5. Wachstum früh berücksichtigen.
   Gerade bei Unternehmensgruppen sollten neue Standorte und Zukäufe bereits im Vertragsdesign eingeplant werden.

Über HPM

HPM ist eine familiengeführte Unternehmensgruppe, die mehr als 160 eigenständige Handwerksbetriebe in Deutschland und Österreich eine unternehmerische Heimat gibt – sei es im Rahmen von Nachfolgelösungen, Generationswechseln oder Neugründungen. Die Betriebe bleiben unabhängig, profitieren aber von zentralen Services und einem starken Netzwerk. Mit einem Jahresumsatz von rund 776 Millionen Euro verfolgt HPM eine ambitionierte Wachstumsstrategie von etwa sieben Prozent pro Jahr – etwa zur Hälfte durch Akquisitionen und zur Hälfte durch organisches Wachstum.

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